Rabu, 05 Oktober 2011

Pengarsipan Dokumen Transaksi


Pengarsipan Dokumen
Bukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak.
Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi
Berikut ini adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi :
·         Mesin Penjilid
Mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen
·         Stapler (hecht machine stapler)
Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler
·         Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)
Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter
·         Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine)
Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan
·         Mesin penghancur dokumen (shredden)
·         Lemari arsip (filling cabinet)
Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.
·         Rak penyortir
Yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing

Teknik Penyimpanan Bukti Transaksi
Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :
·         Sistem abjad (alphabetic system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad
·         Sistem tanggal (chronological system)
Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu
·         Sistem nomor (numeric system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka
·         Sistem wilayah (geographic system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar